Общи условия (за Домоуправители)

Настоящите Общи условия регулират отношенията между „Вход Контрол“ ЕООД (Доставчик) и Потребителите (Домоуправители и Фирми за управление на етажна собственост) на платформата VhodControl, достъпна на адрес app.vhodcontrol.bg и vhodcontrol.bg, в съответствие със Закона за електронната търговия (ЗЕТ), Закона за защита на потребителите (ЗЗП), Закона за управление на етажната собственост (ЗУЕС), Закона за предоставяне на цифрово съдържание и цифрови услуги (ЗПЦСЦУ), Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) и Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR).

1. Страни и идентификация на Доставчика

1.1. Доставчик на услугата:

• Наименование: „Вход Контрол“ ЕООД
• ЕИК / БУЛСТАТ: 208725643
• Седалище и адрес на управление: гр. Варна (9000), р-н Приморски, ж.к. Цветен Квартал, ул. „Бели лилии“ № 24, вх. В, ет. 5, ап. 10
• Имейл за контакт и поддръжка: [email protected]
• Уебсайт: vhodcontrol.bg | app.vhodcontrol.bg

1.2. Потребител: Всяко деспособно физическо лице или юридическо лице (фирма за професионално управление), което регистрира профил в Платформата за управление на една или повече сгради в режим на етажна собственост.

2. Предмет на договора и обхват на софтуерната услуга

Доставчикът предоставя на Потребителя достъп до облачната софтуерна платформа VhodControl (Software-as-a-Service / SaaS), включваща следните функционалности:

• Управление на сгради, имоти, самостоятелни обекти, общи части и електронен регистър на живущите;
• Автоматизирано изчисляване, разпределяне и отчитане на месечни входни такси и фондове („Ремонт и обновяване“, „Управление и поддръжка“) с гъвкави формули за разпределение;
• Интегриран многоканален портал за разплащания: картови плащания през Viva.com, директни банкови преводи по отворено банкиране чрез IrisPay (Open Banking), онлайн плащания през ePay.bg и плащане в брой на каси на EasyPay (чрез 10-цифрен клиентски код на задължението);
• Модул „Мобилен касиер“ за събиране на такси на място: интеграция с физически мобилни POS терминали (Viva Wallet POS) и безжичен печат на фискални и служебни разписки/квитанции чрез мобилни Bluetooth термопринтери;
• Работа с документи и онлайн редакция (вградена онлайн редакция): вградена онлайн редакция на текстови документи и таблици (DOCX/XLSX), готови динамични шаблони с променливи за сградата/имотите (договори за управление, покани и протоколи за ОС, приемо-предавателни протоколи, Книга на етажната собственост), версиониране, заключване на документи срещу паралелна редакция и защитено външно споделяне чрез временни криптирани линкове;
• Модул за почистване и почистващи фирми: специализиран портал за хигиенисти и почистващи фирми с графици за посещения, дигитални контролни списъци (чек-листи), качване на фото-отчети („преди и след“), автоматично формиране на месечни приемо-предавателни протоколи и разписки за консумативи/препарати;
• Вътрешна комуникация, чат и аварийни сигнали: общ чат канал на входа/сградата, директни съобщения между домоуправител и живущи, подаване и администриране на сигнали за аварии със снимков материал и гласови аудио съобщения;
• Провеждане на дигитални Общи събрания на живо: неприсъствени и присъствени онлайн събрания в реално време чрез WebSockets, интерактивно гласуване с таймери, динамично претегляне на кворум и гласове по процент идеални части от общите части по чл. 17 от ЗУЕС и автоматично протоколиране;
• Умна телефонна централа: напълно безплатни и неограничени входящи обаждания за всички живущи и домоуправители (вкл. автоматични гласови справки за дължими суми, аварийни съобщения и гласово меню) и 50 включени месечни изходящи минути за пренасочване към оператори/телефони, с възможност за закупуване на допълнителни изходящи пакети при необходимост;
• Система за координация на техници (Technicians Tracker): разпределяне на ремонтни задачи, проследяване на времетраене чрез таймер, геолокация и фото-отчети за изпълнение;
• Модул за инвентаризация: следене на наличности, сграден инвентар, консумативи, инструменти и дълготрайни материални активи (ДМА);
• Push известия в реално време чрез Firebase Cloud Messaging (FCM) и системни съобщения;
• Счетоводна отчетност, разписки, финансови каси и експорт към PDF и Excel;
• Клиентски мобилни приложения: нейтив Android приложения (VhodControlManager за домоуправители, VhodControl за живущи) и Progressive Web App (PWA) за iOS устройства.

3. Съответствие със Закона за управление на етажната собственост (ЗУЕС)

3.1. Легитимност на Домоуправителя: Лицето, регистриращо Етажна собственост (ЕС) в Платформата, декларира, че е легитимно избрано от Общото събрание на ЕС по реда на ЗУЕС (чл. 19 и чл. 23 от ЗУЕС), или е фирма за професионално управление на имоти, вписана в публичния регистър към Министерството на регионалното развитие и благоустройството (МРРБ), съгласно изискванията на чл. 43г от ЗУЕС.

3.2. Правно основание за събиране на такси: Потребителят декларира, че въведените финансови правила и размерът на месечните такси в Платформата съответстват на валидно приети решения на Общото събрание на етажната собственост по чл. 11 от ЗУЕС.

3.3. Електронна Книга на етажната собственост: Платформата предоставя функционалност за водене на Книгата на етажната собственост в електронен вид съгласно ЗУЕС. Потребителят е длъжен да осигури съответствието на данните с изискванията на закона.

4. Регистрация, акаунти и сигурност

4.1. Регистрацията е безплатна и изисква валиден имейл адрес и парола. Потребителят е длъжен да въвежда вярна и актуална информация.

4.2. Потребителят носи пълна отговорност за запазване на поверителността на своите данни за достъп и за всички действия, извършени през неговия акаунт.

4.3. Регистрацията от името на юридическо лице се извършва единствено от законния му представител или изрично упълномощено лице.

4.4. За осигуряване на защита срещу злоупотреби и неоторизиран достъп, Платформата може да изисква верификация на контактния телефонен номер на Потребителя чрез автоматизирано гласово повикване, SMS или Telegram бот, преди завършване на регистрацията или при активиране на чувствителни финансови операции.

5. Абонаментни планове, безплатен пробен период и онлайн плащания

5.1 Безплатен пробен период (Free Trial)

5.1.1. Всяка нова регистрация получава 15-дневен безплатен пробен период за тестване на функционалностите.

5.1.2. При въвеждане на валиден реферален код при регистрацията или инициирането на абонамента, Потребителят получава бонус +15 дни, с което общият пробен период става 30 дни (15 + 15 дни).

5.1.3. При активиране на пробния период през Smart Checkout (Viva.com), Потребителят въвежда своята кредитна/дебитна карта за верификация. В ден 1 сума НЕ се удържа (0.00 €).

5.2 Ценообразуване на плановете

5.3 Условия за онлайн плащане и автоматично фактуриране

5.3.1. Плащанията за абонаментните планове се обработват изцяло чрез защитената инфраструктура на онлайн виртуален ПОС терминал (Viva.com Smart Checkout).

5.3.2. Първо автоматично таксуване: За платения период автоматичното удържане на сумата от верифицираната карта се извършва точно на 16-тия ден (или съответно на 31-вия ден при използван реферален код) за предстоящия месечен/годишен период.

5.3.3. За план „Етажна собственост“ (HOA) годишният абонамент е €6.90 / имот / година при предплащане (което се равнява на преференциална ставка от точно €0.575 / имот / месец с 17% отстъпка) или €0.69 / имот / месец при месечно таксуване. За свързани обекти (самостоятелни гаражи, паркоместа и складове) се прилага преференциална такса от €0.10 / обект / месец (или €1.00 / обект / година при годишно предплащане). При промяна в броя на имотите и свързаните обекти през отчетния период, сумата се коригира автоматично при следващото фактуриране.

5.3.4. За планове с фиксиран пакет имоти (Basic, Expanded, Professional, Business), таксата за всеки допълнителен имот над лимита на съответния план е съответно: Basic – +€0.25/мес.; Expanded – +€0.20/мес.; Professional – +€0.15/мес.; Business – +€0.10/мес. При надвишаване на лимита, допълнителните имоти се начисляват ежемесечно по посочената месечна ставка, независимо дали базовият абонаментен план е сключен за месечен или годишен период. Всички имоти в портфолиото (вкл. самостоятелни гаражи и паркоместа) се броят общо в рамките на включения лимит на фиксирания план.

5.3.5. Всички посочени цени са крайни. Доставчикът не е регистриран по ЗДДС и върху цените не се начислява ДДС.

5.4 Право на отказ (чл. 50 и чл. 57 от ЗЗП)

5.4.1. Предвид осигурения 15-дневен безплатен пробен период (през който не се удържат средства), Потребителят има възможност да тества услугата без финансово обвързване преди първото таксуване на 16-тия ден.

5.4.2. За упражняване на правото на отказ Потребителят изпраща недвусмислено заявление по имейл до [email protected] преди изтичането на 14-дневния срок от регистрацията.

6. Реферална програма и условия за използване на виртуални кредити

6.1. Условия за получаване на кредит: Всеки регистриран Потребител (Домоуправител) разполага с уникален реферален код. Когато нов Потребител се регистрира чрез този код и извърши първо успешно плащане на абонаментен план, Потребителят-реферер получава Бонус виртуален кредит, начисляван при достигане на следните прагове (Milestones):

• 1-ви поканен клиент: €10.00 Кредит
• 3-ма поканени клиенти: €30.00 Кредит
• 6 поканени клиенти: €60.00 Кредит
• 10 поканени клиенти: €100.00 Кредит (Максимален бонус)

Кредитите се начисляват автоматично в клиентския баланс на Потребителя.

6.2. Изключително целево предназначение и липса на парична равностойност:

• Натрупаните реферални кредити представляват виртуална софтуерна отстъпка за бъдещи абонаменти и се използват изключително и само за автоматично приспадане от последващи дължими такси за абонаментни планове в Платформата Вход Контрол.
• Кредитите нямат парична равностойност и НЕ подлежат на изплащане в брой, осребряване, прехвърляне към банкови сметки или прехвърляне към профили на трети лица при никакви обстоятелства (включително, но не само: прекратяване на договора, изтичане на абонамента или закриване на акаунта).
• Кредитите се начисляват единствено при реално платени абонаменти от нови Потребители, които нямат предишна регистрация. При установени опити за фиктивни регистрации, самопрепоръчване, измамни действия или злоупотреби, Доставчикът има право незабавно да анулира натрупаните кредити и да прекрати достъпа на Потребителя до Платформата.

7. Лимити за ресурси, екип и телефонна централа

7.1. Платформата налага строги софтуерни Твърди Лимити (Hard Limits) за дисково пространство и брой екипни потребители съобразно избрания план:

• Дисково пространство: При достигане на лимита (50MB за Experimental, 5GB за HOA, 25GB за Basic, 100GB за Expanded, 250GB за Professional, 500GB за Business) Платформата автоматично блокира качването на нови файлове и документи.
• Екипни потребители: При достигане на лимита за допълнителни управители/оператори (0 за Experimental, 2 за HOA, 5 за Basic, 7 за Expanded, 12 за Professional, 20 за Business) Платформата блокира изпращането на покани и добавянето на нови потребители.

7.2. Премахването на ограниченията се извършва незабавно чрез надграждане (upgrade) на плана от раздел „Настройки -> Абонамент“.

7.3. Лимити и условия за телефонната централа:

• Входящи разговори: Всички входящи обаждания към телефонната централа (включително автоматизирани гласови справки за задължения по телефон, навигация в гласовото меню и входящи обаждания от живущи) са напълно безплатни и неограничени за всички Потребители и клиенти. За входящ трафик никога не се начисляват такси и не се удържат минути от пакети.
• Включени изходящи минути: Всеки абонаментен план с активна телефонна централа включва 50 безплатни изходящи минути на месец за пренасочване на повиквания към лични/мобилни номера на домоуправители и дежурни сътрудници.
• Тарифиране на изходящ преразход (Overage): Единствено изходящите повиквания се следят за преразход и подлежат на заплащане. При изчерпване на включените 50 изходящи минути, Потребителят може да закупи допълнителни предплатени пакети с минути (Extra Minutes) или да разреши автоматично начисляване на преразхода според избрания режим на лимит. Неизползваният входящ обем никога не влияе върху изходящия лимит.

8. Задължения, забрани и лична отговорност на Домоуправителя

8.1. Потребителят се задължава да използва Платформата в пълно съответствие със ЗУЕС, ЗЗЛД, GDPR и българското законодателство.

8.2. Забрани: Забраняват се опити за неоторизиран достъп, декомпилиране (reverse engineering), автоматизирано извличане на данни (scraping), препродажба на достъп или качване на незаконно съдържание.

8.3. Лична и наказателна отговорност за събиране на средства: Потребителят (в качеството му на Домоуправител) носи изключителна лична, имуществена и наказателна отговорност за легитимността на събираните средства от живущите чрез Платформата (VivaPay, ePay, EasyPay, мобилен POS или в брой). Доставчикът не е страна по спорове между Домоуправителя и живущите относно валидността на решенията на ОС или разходването на средствата.

8.4. Отговорност при работа с документи и фото-отчети: При използване на модула за редакция на документи (DOCX/XLSX), качване на снимки от почистване или аварийни ремонти, Потребителят носи пълна отговорност документите и изображенията да не съдържат неправомерно разкрити лични данни, конфиденциална информация на трети лица или съдържание, нарушаващо неприкосновеността на личния живот на обитателите.

8.5. Спешни ситуации (Телефон 112): Домоуправителят е длъжен изрично да информира живущите, че подаването на сигнали за аварии през Платформата има организационен характер и НЕ замества повикване на единния европейски номер за спешни повиквания 112 при пожар, наводнение, бедствие, теч на газ или непосредствена заплаха за здравето и живота.

8.6. Мобилен касиер и разписки: Домоуправителят или оправомощеният от него касиер носи пълна счетоводна отговорност за коректността на отразените плащания в брой и през мобилен POS терминал, както и за съответствието на издаваните през мобилните термопринтери разписки с нормативните изисквания.

8.7. Модерация на чата и комуникацията: Домоуправителят администрира вътрешния чат канал на сградата и отговаря за съблюдаването на добрия тон и премахването на обидно, клеветническо или неправомерно съдържание. Доставчикът не извършва предварителен контрол на съобщенията и не носи отговорност за спорове между живущите.

8.8. Такси за обработка и възстановяване на суми (Рефънди): Домоуправителят самостоятелно конфигурира в настройките дали таксите за платежна обработка (convenience fees) се заплащат от платеца или се поемат от касата на входа. Всички искания за връщане на погрешно преведени суми, сторниране на плащания или финансови рекламации се разглеждат и уреждат изцяло от Домоуправителя.

9. Задължения на Доставчика, Uptime SLA и поддръжка

9.1. Доставчикът се задължава да осигури техническа наличност на Платформата от минимум 98.5% средномесечно (SLA).

9.2. Планирани профилактики се извършват с уведомяване на Потребителя минимум 24 часа предварително.

9.3. Запитвания по имейл се обработват в рамките на 2 работни дни.

10. Защита на личните данни (GDPR & ЗЗЛД) и роля на Обработващ данни

10.1. Роли по GDPR: Относно личните данни на собствениците и обитателите в етажната собственост, Етажната собственост (представлявана от Домоуправителя) действа като Администратор на лични данни (Data Controller) съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR). „Вход Контрол“ ЕООД действа единствено в качеството си на Обработващ лични данни (Data Processor) по смисъла на чл. 28 от GDPR.

10.2. Правни основания: Домоуправителят въвежда данни в Платформата на основание чл. 6, ал. 1, б. „в“ (законово задължение по ЗУЕС) и б. „е“ (легитимен интерес на ЕС) от GDPR.

10.3. Отговорност и информиране: Домоуправителят е длъжен самостоятелно да изпълни задълженията си по чл. 13 и чл. 14 от GDPR за информиране на живущите. При наложени санкции от КЗЛД или искове от трети лица поради закононарушения от страна на Домоуправителя, същият се задължава да обезщети Доставчика в пълен размер.

10.4. Специфични категории данни и мултимедия: В рамките на предоставяните модули, чрез Платформата могат да се обработват гласови аудио съобщения към аварийни сигнали, снимков материал от почистване и технически повреди, както и системни логове от електронни гласувания на Общи събрания. Доставчикът осигурява криптиране при предаване и съхранение на тези данни, като ги съхранява единствено в изпълнение на възложените от Домоуправителя цели и ги заличава при прекратяване на съответния акаунт.

11. Съответствие на цифровата услуга и актуализации (ЗПЦСЦУ)

11.1. Съгласно Закона за предоставяне на цифрово съдържание и цифрови услуги (ЗПЦСЦУ), Доставчикът предоставя Платформата в съответствие с обективните и субективните изисквания за съответствие.

11.2. Доставчикът осигурява периодични актуализации на софтуера и сигурността за поддържане на съответствието през целия период на абонамента.

12. Интелектуална собственост

Платформата VhodControl, дизайнът, софтуерният код и търговските марки са изключителна собственост на „Вход Контрол“ ЕООД. Данните, въведени от Потребителя, остават негова собственост.

13. Ограничение на отговорността

Общата отговорност на Доставчика за претърпени щети е ограничена до сумата, платена от Потребителя за последните 3 (три) месеца преди настъпване на събитието.

14. Прекратяване и експорт на данни

При прекратяване на акаунта Потребителят разполага с 30-дневен срок за експорт на данните си в PDF/Excel формат, след което данните се изтриват трайно.

15. Приложимо право и решаване на спорове

15.1. Настоящите Общи условия се уреждат от законодателството на Република България.

15.2. Всички спорове се решават от компетентния съд в гр. Варна.

15.3. Орган за извънсъдебно решаване на спорове: Комисия за защита на потребителите (КЗП) | Европейска платформа ОРС: ec.europa.eu/consumers/odr.

© 2026 „Вход Контрол“ ЕООД. Всички права запазени. Приложимо право: Република България.